Démarrer une collecte de fonds
Collecte de fonds par un tiers – Guide « Comment commencer »
Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à l’organisation d’une collecte de fonds par un tiers pour soutenir Lupus Canada ! Votre dévouement à sensibiliser le public et à recueillir des fonds pour notre cause est sincèrement apprécié et inestimable. En organisant un événement à l’appui de la mission de Lupus Canada, vous contribuez à faire une réelle différence dans la vie des personnes que nous servons.
Pour assurer le succès de votre collecte de fonds et maintenir la transparence et la responsabilité, nous avons créé ce guide pour vous aider à planifier, promouvoir et organiser votre événement. Veuillez le lire attentivement et nous contacter pour toute question ou clarification.
Comment commencer
Choisissez votre événement de collecte de fonds
Votre collecte de fonds peut prendre plusieurs formes, comme une vente de pâtisseries, une course caritative, une vente aux enchères ou un concert. Réfléchissez au type d’événement qui trouvera un écho dans votre communauté et qui correspondra à vos compétences. Voici quelques idées pour commencer :
- Événement sportif – tournoi de golf caritatif, tournoi de football, course.
- Événements sociaux – dîners, fêtes, dégustations de vins.
- Engagement communautaire – ventes-débarras, ventes de pâtisseries, soirée jeu-questionnaire, lavages de voitures, ventes d’artisanat.
- Événements scolaires ou d’entreprise – impliquez votre école ou votre équipe !
- Anniversaire ou occasions spéciales.
Enregistrez votre événement avec nous
Avant de procéder, il est important d’inscrire votre événement auprès de Lupus Canada afin de nous assurer que nous pouvons offrir un soutien approprié et confirmer que l’événement correspond à nos valeurs et à notre mission. Vous pouvez remplir le formulaire d’inscription à l’événement sur notre site web ou contacter directement notre équipe au info@lupuscanada.org.
Planifiez votre événement
Une fois que vous avez choisi et enregistré votre événement, commencez le processus de planification. Voici quelques étapes à prendre en compte :
- Fixez-vous un objectif de collecte de fonds – Déterminez combien vous aimeriez amasser pour Lupus Canada.
- Créez un budget – décrivez toutes les dépenses associées à l’organisation de votre événement.
- Source Commanditaires – Les entreprises locales peuvent être intéressées à soutenir votre événement par des dons ou des commandites.
- Promotion – cet élément de sensibilisation du public est si important et peut être très amusant ! Pensez aux médias sociaux, aux e-mails, aux médias et au bouche-à-oreille pour soutenir la promotion.
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Organisez votre événement
Assurez-vous que votre événement est bien organisé, agréable et sûr pour tous les participants. Il est recommandé de souscrire une assurance événement. N’oubliez pas de partager l’histoire de la raison pour laquelle vous recueillez des fonds pour Lupus Canada – cela aide les gens à se connecter à la cause et les motive à faire un don.
Lignes directrices sur la comptabilité et les dons
La transparence et la responsabilisation sont cruciales pour les événements de collecte de fonds. Veuillez suivre ces directives pour vous assurer que tous les fonds collectés sont gérés de manière appropriée.
Transparence financière
Tous les fonds amassés doivent faire l’objet d’un suivi et d’une comptabilisation exacts. Tenez un registre détaillé des revenus (dons, ventes de billets, etc.) et des dépenses (coûts du lieu, matériel de marketing, assurances) etc.). Il est important de respecter les réglementations financières de votre région et de vous assurer que toutes les exigences légales sont respectées.
Délivrance de reçus fiscaux
Lupus Canada ne peut émettre des reçus d’impôt que pour les dons faits directement à notre organisation. Tous les dons recueillis par l’organisateur de l’événement doivent être soumis à Lupus Canada avec les coordonnées du donateur pour qu’un reçu d’impôt soit émis. Notez que les frais d’événement, les ventes de billets de tombola et les recettes des enchères ne sont pas admissibles aux reçus fiscaux.
Soumission des fonds
Tous les fonds amassés doivent être soumis à Lupus Canada dans les 30 jours suivant votre événement. Nous vous recommandons d’utiliser notre plateforme de dons en ligne pour un traitement rapide et facile. Les chèques peuvent également être envoyés par la poste à l’adresse ci-dessous :
Lupus Canada C.P. 8 ACL 1 Newmarket, ON L3Y 4W3
Utilisation du logo et de l’image de marque
Si vous souhaitez utiliser le logo ou le matériel de marque de Lupus Canada, veuillez demander l’approbation de notre équipe avant de l’utiliser. Nous fournirons des directives pour l’utilisation appropriée de notre nom et de notre logo afin d’assurer la cohérence et le professionnalisme.
Ce que nous pouvons faire pour vous
Nous voulons vous aider à rendre votre événement aussi réussi que possible, et nous sommes heureux de vous aider de la manière suivante :
Promotion de l’événement
Nous pouvons promouvoir votre événement sur nos réseaux sociaux, notre site Web et notre bulletin électronique. Veuillez nous fournir au moins les détails nécessaires 3 à 4 semaines à l’avance pour laisser suffisamment de temps pour la promotion.
Matériel de marketing
Nous pouvons vous proposer des brochures, des dépliants et du matériel numérique à distribuer lors de votre événement. Ceux-ci aideront à sensibiliser le public à notre cause et à éduquer les participants sur le travail que nous faisons.
Outils de collecte de fonds
Notre équipe peut vous donner accès à une plateforme de collecte de fonds en ligne où vous pouvez configurer une page d’événement personnalisée. Cela vous permettra de suivre les dons en temps réel et de faciliter les contributions des sympathisants.
Reconnaissance publique
Nous sommes profondément reconnaissants des efforts déployés par des tiers collecteurs de fonds, et nous sommes heureux de reconnaître publiquement votre soutien. Nous pouvons souligner votre événement dans notre bulletin électronique mensuel, en reconnaissant l’impact que vous avez eu sur Lupus Canada.
Où s’arrête notre soutien
Bien que nous soyons ravis d’appuyer vos efforts de collecte de fonds, il est important de noter que Lupus Canada n’est pas responsable de l’organisation ou de la gestion de votre événement. Voici les limites de notre implication :
1. Responsabilité civile événementielle
En tant que collecteur de fonds tiers, vous êtes responsable de l’obtention des permis, des licences, des assurances et de la couverture de responsabilité civile nécessaires pour votre événement. Lupus Canada ne peut être tenu responsable des accidents, des blessures ou des dommages qui se produisent lors de votre événement.
2. Responsabilité financière
Lupus Canada ne peut pas fournir de financement initial ni couvrir les dépenses liées à votre événement. Tous les coûts associés à l’organisation de votre événement, tels que la location de salles, l’équipement ou le matériel promotionnel, doivent être couverts par vous en tant qu’organisateur de l’événement.
3. Logistique de l’événement
Bien que nous soyons heureux de vous fournir des conseils et des orientations, nous ne pouvons pas vous aider avec la logistique de la planification et de l’exécution de votre événement. Cela inclut des tâches telles que la réservation de lieux, la coordination des bénévoles ou la gestion des opérations le jour de l’événement.
4. Avenants et partenariats
Nous ne sommes pas en mesure d’approuver officiellement des événements de tiers ou de conclure des partenariats juridiques. Votre événement sera reconnu comme une collecte de fonds communautaire « en soutien » à Lupus Canada, plutôt que comme un événement officiel organisé par notre organisation.
5. Activités controversées ou à haut risque
Afin de préserver notre intégrité et notre réputation, Lupus Canada se réserve le droit de refuser de participer à des événements qui impliquent des activités à haut risque ou qui entrent en conflit avec notre mission et nos valeurs.
Au nom de Lupus Canada, nous tenons à vous remercier du fond du cœur pour votre enthousiasme et votre engagement à organiser une collecte de fonds par un tiers. Que votre événement soit grand ou petit, chaque effort contribue à notre mission et nous permet de continuer à fournir du soutien, de l’éducation et du financement de la recherche aux Canadiens touchés par le lupus. Nous apprécions votre travail acharné et votre dévouement, et nous sommes impatients de vous soutenir autant que possible.
Ensemble, nous pouvons créer un impact durable !
Si vous avez des questions ou si vous avez besoin de conseils supplémentaires, n’hésitez pas à nous contacter au info@lupuscanada.org. Bonne chance pour votre événement et merci d’être un champion de Lupus Canada !